Zodra een kandidaat is gestart met het eigen digitaal examen is sprake van een afname. Een onregelmatigheid tijdens de afname moet door de school (examensecretaris) aan de Inspectie van het Onderwijs (hierna: inspectie) worden gemeld. Voordat de kandidaat het examen opnieuw kan afleggen, moet de school beschikken over een ongeldigverklaring van de inspectie. Pas nadat de inspectie het examen ongeldig heeft verklaard, mag de kandidaat het examen opnieuw maken.
Bij onregelmatigheden van technische aard heeft de school ook eerst contact gehad met de helpdesk Facet van DUO. Voor het ongeldig laten verklaren door de inspectie van een digitaal examen is een meldingsnummer van de helpdesk Facet nodig.
De procedure voor het aanvragen van een ongeldigverklaring is als volgt:
- De directeur/examensecretaris neemt contact op met de inspectie. Dat kan telefonisch of per mail via het Examenloket.
- De inspectie neemt altijd contact op met de school om de casus te bespreken.
- De informatie die tijdens het telefoongesprek is besproken, bepaalt hoe de inspectie zal handelen en of het werk ongeldig wordt verklaard.
- De melder krijgt een mail met hierin de mededeling dat het formulier in het ISD (Internet SchoolDossier) klaar staat om aan te vullen.
- De examensecretaris vult het formulier volledig in en indien van toepassing vermeldt het verkregen meldingsnummer van de Helpdesk Facet.
- Inspectie stuurt het bevoegd gezag de besluitbrief. De melder ontvangt deze brief in cc.
- De examensecretaris plant, in de rol als afnameleider, de kandidaat in voor een tweede zitting. Facet kiest automatisch een juiste variant van het examen. De examensecretaris moet bij deze afnameplanning aangeven dat het om een tweede zitting gaat. Alleen dan kan Facet de kandidaat een variant voorleggen die geen overlap heeft met de eerder gemaakte variant.