Het CvTE stelt het examenrooster op samen met het Platform Examensecretarissen (PLEXS). Hierbij wordt rekening gehouden met een groot aantal factoren, die hieronder worden toegelicht.
Tijdskader
Het tijdskader in het schooljaar voor de centrale examens in het vo bevindt zich tussen de meivakantie (week 18) en zomervakantie (week 28 in de eerste regio). Incidenteel verschuift het tijdskader één week naar voren. Het tijdskader betreft een periode van negen weken. De beschikbare tijd is daarin beperkt door een aantal aspecten:
- Bekendmaking van de N-term tweede tijdvak: in de voorlaatste week voor de zomervakantie.
- Officiële feestdagen in deze periode: Koningsdag, 4/5 mei, Hemelvaartsdag en tweede Pinksterdag. Daarnaast wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met het wekenfeest.
- Leerlingen van de meeste vso-scholen doen examen via het staatsexamen vo: centrale examens en college-examens. De mondelinge en praktische college-examens worden na de centrale (schriftelijke) examens afgenomen in de laatste of voorlaatste week voor de zomervakantie.
Vaste eisen
Het rooster centrale examens vo moet aan de volgende drie eisen voldoen:
- Voor de normering hebben de examens moderne vreemde talen (m.u.v. Frans vwo) een posttests. Deze examens moeten voorin het rooster, zodat er genoeg ruimte is voor de organisatie van de posttest.
- Als één van de eerste examens staat een vak met veel kandidaten per schooltype, zodat het voor scholen mogelijk is om nog één keer voor alle leerlingen mededelingen te doen over de examenperiode.
- In Europees Nederland en in de Cariben worden dezelfde examens afgenomen in een verschillende tijdzone. Examens die in het rooster in de ochtend staan, kunnen in Caribisch Nederland niet worden afgenomen vanwege het het risico’s op schending van de geheimhouding. Daarom staan zo veel mogelijk examens in de middag, zodat kandidaten in Caribisch Nederland deze examens gelijk met de kandidaten in Europees Nederland kunnen doen.
Aandachtspunten
Naast bovengenoemde eisen, houden we bij het plannen van een rooster centrale examens vo zoveel als mogelijk rekening met de volgende aandachtspunten. Daarbij is het niet mogelijk altijd evenveel rekening te houden met alle aandachtspunten. Dat betekent dat het rooster vanuit de verschillende vakken bezien als prettig of minder prettig kan worden ervaren. We streven ernaar over de jaren heen vakken gelijkelijk recht te doen.
- Correctie-intensieve examens met veel leerlingen voorin het rooster. Het CvTE, Cito en PLEXS blijven het onderwerp correctielast monitoren.
- Vakken die door dezelfde docent worden gegeven spreiden over begin eerste examenweek, eind eerste examenweek en begin tweede examenweek. Voorbeelden van combinaties van vakken gegeven door dezelfde docent:
- kua h/v en beeldend, dans of drama vmbo
- tehatex h/v en beeldend vmbo
- bedrijfseconomie en economie h/v
- Spreiding van vakken over examenweken waarbij één docent zowel aan havo als vwo les zou kunnen geven.
- Spreiding van vakken over examenjaren. Mogelijk geeft dezelfde docent het vak in beide schoolsoorten. Daarom staat het vak niet alleen gespreid geprogrammeerd over de weken in een bepaald examenjaar, maar ook gespreid over de examenjaren. Dat wil zeggen: een jaar voorin, een volgend jaar achterin.
- Niet te veel door leerlingen als zwaar ervaren vakken op dezelfde dag of kort na elkaar in een week gegeven de verschillende profielen.
- Vakken met veel leerwerk voor leerlingen niet te dicht op elkaar.
- Vakken met grote groepen kandidaten niet naast elkaar vanwege de capaciteit van examenzalen op scholen.
Tijd nodig
Binnen de periode van negen weken wordt ook zoveel als mogelijk rekening gehouden met de volgende tijdsaspecten:
- Docenten hebben tijd nodig voor correctie en overleg met de tweede corrector. Ook is er tijd nodig voor verzending. Daarin kunnen de vastgestelde feestdagen een lastige factor zijn.
- Er is tijd nodig voor de examenbesprekingen door de vakinhoudelijke verenigingen. Uit hun bijeenkomsten komt steun voor het corrigeren en eventueel het verzenden van aanvullingen.
- Cito heeft tijd nodig voor de verwerking van de gegevens van 200.000 leerlingen x gemiddeld 6 vakken x gemiddeld 40 opgaven ter voorbereiding op de normering. Die tijdsfasering is weergegeven in de activiteitenplanning met 'deadline inleveren WOLF-gegevens'.
- Over de gegevens per examen moet overleg plaatsvinden tussen CvTE en Cito – minimaal 5 dagen.
DUO/BRON heeft tijd nodig om gegevens van leerlingen, inclusief (te) laat doorgegeven correcties, na het schoolexamen te verwerken. Na een tijdvak moet er tijd zijn voor:
- het verwerken van aanmeldingen voor tijdvak 2 en
- de organisatie van de aangewezen vakken naast het werk voor de Staatsexamens vo.