Het CvTE stelt het examenrooster op samen met het Platform Examensecretarissen (PLEXS). Hierbij wordt rekening gehouden met een groot aantal factoren, waaronder de correctielast voor docenten. Naast de correctielast zijn ook de andere geformuleerde uitgangspunten van belang, rekening houdend met de beperkte periode waarbinnen het papieren centraal schriftelijk examen moet zijn afgelegd.
Tijdskader
Het tijdskader in het schooljaar voor de centrale examens in het vo bevindt zich tussen de meivakantie (week 18) en zomervakantie (week 28 in de eerste regio). Incidenteel verschuift het tijdskader één week naar voren. Het tijdskader betreft een periode van negen weken. De beschikbare tijd is daarin beperkt door een aantal aspecten:
- Bekendmaking van de N-term tweede tijdvak: in de voorlaatste week voor de zomervakantie.
- Officiële feestdagen in deze periode: Koningsdag, 4/5 mei, Hemelvaartsdag en tweede Pinksterdag. Daarnaast wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden met het wekenfeest.
- In toenemende mate nemen vso-scholen deel aan het staatsexamen vo. De college-examens beginnen onder toezicht van de commissie Staatsexamens vo van het CvTE op de zaterdag van de voorlaatste week voor de zomervakantie.
Uitgangspunten
Bij het plannen van een rooster CE vo hanteren we de volgende uitgangspunten:
- Correctie-intensieve examens met veel leerlingen voor in het rooster. Het CvTE, Cito en PLEXS blijven het onderwerp correctielast monitoren.
- Vakken die door dezelfde docent worden gegeven indien mogelijk spreiden over begin eerste examenweek, eind eerste examenweek en begin tweede examenweek. Voorbeelden van combinaties van vakken gegeven door dezelfde docent:
- kua h/v en beeldend, dans of drama vmbo,
- tehatex h/v en beeldend vmbo
- bedrijfseconomie en economie h/v
- Spreiding van vakken over examenweken waarbij één docent zowel aan havo als vwo les zou kunnen geven
- Spreiding van vakken over examenjaren. Mogelijk geeft dezelfde docent het vak in beide schoolsoorten. Daarom staat het vak niet alleen gespreid geprogrammeerd over de weken in een bepaald examenjaar, maar ook gespreid over de examenjaren. Dat wil zeggen: een jaar voorin, een volgend jaar achterin.
- Leerlingen mogen, gegeven hun profiel, niet te veel door hen als zwaar ervaren vakken op dezelfde dag of kort na elkaar in een week krijgen.
- Voor leerlingen zoveel mogelijk voorkomen dat vakken met veel leerwerk dicht op elkaar staan.
- De examenzalen van scholen zijn op een bepaald moment vol. Combinaties van vakken, over de schoolsoorten heen, mogen daarom niet een te groot aantal leerlingen hebben.
- Als één van de eerste examens een kernvak per schooltype. Dit centrale moment maakt het voor scholen mogelijk om nog één keer voor alle leerlingen mededelingen te doen over de examenperiode. In Europees Nederland en in de Cariben worden dezelfde examens afgenomen in een verschillende tijdzone. Omdat dit risico’s op schending van de geheimhouding met zich meebrengt, staat een vrij groot aantal vakken in de middag op het rooster.
- De moderne vreemde talen (m.u.v. Frans vwo) hebben ten behoeve van de normering posttests. Deze examens moeten voorin het rooster, zodat er genoeg ruimte is voor de organisatie van de posttest.
Tijd nodig
Met de volgende aspecten moet rekening worden gehouden met de tijd binnen de periode van negen weken:
- Docenten hebben tijd nodig voor correctie en overleg met de tweede corrector. Ook is er tijd nodig voor verzending. Daarin kunnen de vastgestelde feestdagen een lastige factor zijn.
- Er is tijd nodig voor de examenbesprekingen door de vakinhoudelijke verenigingen. Uit hun bijeenkomsten komt steun voor het corrigeren en eventueel het verzenden van aanvullingen.
- Cito heeft tijd nodig (minimaal na afloop van een examenperiode 6 dagen) voor de verwerking van de gegevens van 200.000 leerlingen x gemiddeld 6 vakken x gemiddeld 40 opgaven ter voorbereiding op de normering. Die tijdsfasering is weergegeven in de activiteitenplanning met 'deadline inleveren WOLF-gegevens'.
- Over de gegevens per examen moet overleg plaatsvinden tussen CvTE en Cito – minimaal 5 dagen. Er wordt (in het huidige tijdsschema) in het weekend doorgewerkt.
- DUO/BRON heeft tijd nodig om gegevens van leerlingen, inclusief (te) laat doorgegeven correcties, na het schoolexamen te verwerken. Na een tijdvak moet er tijd zijn voor:
- Het verwerken van aanmeldingen voor tijdvak 2 en
- de organisatie van de aangewezen vakken. Door de toename van het aantal vso-scholen dat meedoet aan de Staatsexamens vo is de organisatie daarvan complexer geworden.