Mailings en uw schoolgegevens
De redactie van Examenblad.nl verzendt op verschillende momenten gedurende het examenjaar, in opdracht van het College voor Toetsen en Examens (CvTE), Cito en DUO, mailings met belangrijke mededelingen naar scholen.
Alle mailings worden verstuurd naar de examensecretaris. Daarnaast ontvangt de plaatsvervangend examensecretaris een afschrift. De systeembeheerder ontvangt alleen mailings die technische informatie en mededelingen over de computerexamens bevatten. De directeur ontvangt mailings wanneer het noodscenario rond de eindexamens in werking treedt. Aan de schaduwfunctionarissen wordt een kopie van de mailings verzonden.
Iedere mailing wordt op maat verstuurd. Dit houdt in dat u alleen informatie krijgt die voor uw school relevant is (gebaseerd op uw bestelling bij DUO/Examendiensten).
Registreren docenten
De examensecretaris kan vakdocenten aanmelden voor mailings over de examens waar zij bij betrokken zijn. Dit maakt het mogelijk om de informatie gerichter en op maat te sturen, doordat we docenten per schoolsoort en vak kunnen benaderen. De examenorganisaties roepen daarom de examensecretarissen op om via hun persoonlijke pagina zoveel mogelijk docenten met examenklassen te registreren. Uiteraard blijft de examensecretaris de mailings ook ontvangen.
Controleren en heractiveren functionarissen
De gegevens op de persoonlijke pagina van de examensecretarissen en van de examens per vestiging worden jaarlijks in november geüpdatet op basis van aan DUO doorgegeven informatie. Op dat moment worden ook alle docenten, schaduwfunctionarissen, systeembeheerders en Wolf-accountbeheerders gedeactiveerd. Vanaf dat moment ontvangen deze functionarissen dus tijdelijk geen mailings, voor de docenten betekent dat dus dat ze dan geen mailings met informatie over hun examenvakken ontvangen. Het is dan ook van groot belang dat de examensecretaris de gedeactiveerde functionarissen van zijn vestiging zo snel mogelijk controleert en zo nodig heractiveert, zodat zij geen belangrijke informatie missen. Deze controle en heractivatie zijn nodig om ervoor te zorgen dat de informatie bij de juiste personen terecht blijft komen.
Het is ook mogelijk om meerdere docenten tegelijk te heractiveren of te verwijderen, door onder Overzicht geregistreerde functionarissen op de link 'Docenten heractiveren/verwijderen' te klikken.
Uw persoonlijke pagina
Op de persoonlijke pagina van de examensecretaris staan onder andere de volgende gegevens geregistreerd:
- de naam en het e-mailadres van de plaatsvervangend examensecretaris. Iedere mailing via Examenblad.nl wordt ook gestuurd naar de plaatsvervangend examensecretaris (mits bekend);
- de naam en het e-mailadres van de systeembeheerder in verband met eventuele technische mededelingen via Examenblad.nl over computerexamens;
- de naam en het e-mailadres van de FAO-beheerder(s);
- de naam en het e-mailadres van de directeur van de school. Dit e-mailadres wordt gebruikt om de directie van de school op de hoogte te stellen van een eventueel gebruik van het noodscenario;
- namen en e-mailadressen van de functionarissen die de examenpakketten in ontvangst mogen nemen;
- namen en e-mailadressen van docenten. We verzoeken de examensecretaris zoveel mogelijk docenten te registreren. De geregistreerde docenten ontvangen specifieke mailings voor hun examen.
- namen en e-mailadressen van schaduwfunctionarissen aan wie een kopie van de mailings wordt verzonden.
Wijzigen gegevens persoonlijke pagina
De examensecretaris is de beheerder van deze gegevens en kan deze zelf wijzigen, met uitzondering van de gegevens van de examensecretaris zelf. Deze kunnen alleen door DUO/Examendiensten worden gewijzigd. De directie van de school kan hiervoor een wijzigingsverzoek mailen naar examens@duo.nl met daarin de oude en nieuwe situatie onder vermelding van het BRIN- en vestigingsnummer van de school en voornaam, voorletters, achternaam en e-mailadres van de examensecretaris. Op de persoonlijke pagina van de examensecretaris staat vermeld hoe de gegevens van de school gewijzigd kunnen worden.
In bepaalde periodes is het niet mogelijk gegevens op de persoonlijke pagina te wijzigen. Kijk voor meer informatie onder het kopje ‘beheer examenfunctionarissen’ op uw persoonlijke pagina.