Examenblad.nl verzendt op verschillende momenten tijdens het examenjaar mailings met belangrijke mededelingen naar scholen. Dit doet de redactie in opdracht van het College voor Toetsen en Examens (CvTE), Cito en DUO.
Mailings
Alle mailings worden verstuurd naar de examensecretaris en de plaatsvervangend examensecretaris. Daarnaast worden de mailings, afhankelijk van het onderwerp, ook aan de volgende functionarissen verzonden, alleen als de examensecretaris deze personen geregistreerd heeft op Mijn Examenblad. Onderstaande rollen hebben, in tegenstelling tot de examensecretaris, alleen leesrechten voor de kopiemailings. Zij hebben geen rechten om eventueel bevestigingslinks in de mailings te gebruiken.
- Docenten: specifieke mailings voor hun vak
- Systeembeheerder: mailings met technische informatie en mededelingen over de digitale centrale examens
- Wolf-accountbeheerder: instructies en mailings over Wolf worden vanuit Cito naar de Wolf-accountbeheerder verzonden. Als er geen WOLF-accountbeheerder staat geregistreerd, wordt de examensecretaris als WOLF-accountbeheerder beschouwd
- FAO-beheerder: registratie van de FAO-server en het onderhoud
- Directeur: mailings in verband met het evt. gebruik van het noodscenario
- Schaduwsecretarissen en schaduwfunctionarissen directie: kopie van mailings die aan examensecretarissen en directeuren worden verzonden
Elke mailing wordt op maat verstuurd. Dit houdt in dat je alleen informatie krijgt die voor jouw school relevant is (gebaseerd op de bestelling bij DUO/Examendiensten).
Mijn Examenblad examensecretaris
De plaatsvervangend examensecretaris heeft dezelfde rechten als de examensecretaris. Alle informatie die hieronder staat, geldt ook voor de plaatsvervangend examensecretaris.
Vestigingsgegevens
De examensecretaris is de beheerder van de vestigingsgegevens en kan deze zelf wijzigen.
De examensecretaris kan het telefoonnummer van de schoolvestiging en het postadres wijzigen. Deadlines voor het wijzigen staan vermeld in de activiteitenplanning. Het postadres wordt vermeld op het overzicht tweede correctie op Mijn Examenblad.
Op Mijn Examenblad van de examensecretaris staan onder meer de volgende gegevens geregistreerd:
- Vestigingsgegevens
- Overzicht bestelde examens (vanaf december)’
- Wachtwoorden
- Gegevens van geregistreerde functionarissen:
- De naam en het e-mailadres van de plaatsvervangend examensecretaris.
- De naam en het e-mailadres van de systeembeheerder.
- De naam en het e-mailadres van de FAO-beheerder(s).
- De naam en het e-mailadres van de Wolf-accountbeheerder.
- De naam en het e-mailadres van de directeur van de school.
- Namen en e-mailadressen van de functionarissen die de examenpakketten in ontvangst mogen nemen.
- Namen en e-mailadressen van docenten, gekoppeld aan hun vak.
- Namen en e-mailadressen van schaduwfunctionarissen
Gegevens examensecretaris
De examensecretaris kan alle gegevens wijzigen met uitzondering van zijn eigen gegevens. Deze kunnen alleen door het CvTE worden gewijzigd. De directie moet hiervoor een wijzigingsverzoek mailen naar examenblad@cvte.nl met daarin de oude en nieuwe situatie onder vermelding van de instellingscode en vestigingscode van de school en voornaam, voorletters, achternaam en e-mailadres van de examensecretaris.
Gegevens docenten
De examensecretaris kan vakdocenten aanmelden voor mailings over de examens waar zij bij betrokken zijn. Zo kan gerichter informatie worden verstuurd naar docenten, namelijk per schoolsoort en vak. De examenorganisaties roepen daarom de examensecretarissen op om via Mijn Examenblad zoveel mogelijk docenten met examenklassen te registreren. Uiteraard blijft de examensecretaris de mailings ook ontvangen.
Examens die op de vestiging in een bepaald jaar voor het eerst worden afgenomen, staan in november na verwerking van het formulier ‘opgave aantal examenkandidaten’ op Mijn Examenblad van de examensecretaris. Vanaf dat moment kan deze ook docenten voor die examens registreren.
Gegevens overige functionarissen
Er dienen minimaal twee en maximaal vijf pakketontvangers geregistreerd te worden. Dozen met examenpakketten kunnen alléén worden afgegeven aan geregistreerde pakketontvangers.
In bepaalde periodes is het niet mogelijk de gegevens van pakketontvangers of de Wolf-accountbeheerder te wijzigen op Mijn Examenblad. Kijk voor meer informatie en de betreffende periodes bij ‘functionarissen beheren’ op Mijn Examenblad.
Gegevens schaduwfunctionarissen
De examensecretaris kan ook collega’s registeren die kopiemailings moeten ontvangen. Het gaat hierbij om de volgende personen:
- Schaduwsecretaris (vwo, havo, vmbo gl/tl en/of vmbo bb/kb): deze functionaris ontvangt een kopie van een mailing die aan de examensecretaris is verzonden.
- Schaduwfunctionaris directie: deze functionaris ontvangt een kopie van elke mailing die aan de directeur is verzonden.
Deze personen kunnen de kopiemailings alleen lezen, zij hebben geen rechten om bijvoorbeeld bevestigingslinks in de mailings te gebruiken. In elke kopiemailing is herkenbaar aangegeven dat het een kopiemailing betreft.
Jaarlijkse controle functionarissen
Jaarlijks (in november) worden alle geregistreerde docenten, systeembeheerders, Wolf-accountbeheerders, en eventuele schaduwsecretarissen en schaduwfunctionarissen directie tijdelijk gedeactiveerd. De examensecretaris ontvangt dan een verzoek om de gedeactiveerde functionarissen te controleren en te heractiveren of te verwijderen.
Vanaf het moment dat de functionarissen gedeactiveerd zijn, ontvangen deze functionarissen dus tijdelijk geen mailings. Ook de docenten ontvangen geen mailings meer met informatie over hun examenvakken zolang zij gedeactiveerd zijn.
Het is daarom van groot belang dat de examensecretaris de gedeactiveerde functionarissen van zijn vestiging zo snel mogelijk controleert en zo nodig heractiveert, zodat zij geen belangrijke informatie missen. Deze controle en heractivatie zijn nodig om ervoor te zorgen dat de informatie bij de juiste personen terecht blijft komen.
Het is ook mogelijk om meerdere docenten tegelijk te heractiveren of te verwijderen, door onder Functionarissen beheren op de link 'Bewerken' te klikken en vervolgens bij de functionaris om wie het gaat op ‘Gegevens bewerken’. Onderaan staat dan ‘Heractiveren’ of ‘Verwijderen’.